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Paqueterías y métodos de Envío en México.

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Por más de 20 años hemos tenido el reto de mover productos de forma física a través de todo el territorio nacional, ya sea por compras directas, marketplaces o proyectos de audio fuera de nuestra localidad y un punto crucial es elegir la paquetería adecuada. A continuación te contamos algunos detalles que debemos de tener en cuenta al momento de elegir la paquetería, como dar seguimiento a los envíos y reportar algún tipo de incidencia.

El presente documento resume nuestra experiencia a través de los años con algunas de las principales empresas que operan en nuestro país que hemos utilizado y nos enfocaremos en el caso práctico en caso de adquirir un producto en nuestra tienda en línea, descartando de momento otros casos de análisis (los cuales podemos compartir con todo gusto si así lo deseas).

Cuando tenemos que realizar un envío lo primero que tenemos que tener en cuenta para calcular su costo es el tamaño y peso del paquete a enviar (el tamaño se traduce en peso volumétrico el cual se usa como punto de referencia. Este dato lo obtenemos multiplicando largo x ancho x alto y el resultado lo dividimos entre 5,000). El segundo paso es entrar al cotizador de la paquetería que deseamos utilizar para calcular la tarifa de envío en la cual se nos pregunta principalmente el código postal de origen y destino, dimensiones de la(s) caja(s) y peso de las mismas. Es importante mencionar que hay productos prohibidos y/o restringidos que no pueden ser enviados (por ejemplo cheques, dinero en efectivo, entre otros artículos) sin embargo no es nuestro caso ya que los productos que comercializamos no entran en las categorías de productos prohibidos.

Una vez calculado el costo del envío procedemos a capturar los datos del remitente (que son nuestros datos de envío) y los datos del destinatario (el comprador). Se tiene que proporcionar una dirección válida de envío ya que en caso de no concretarse la entrega el paquete es devuelto a origen y créanme cuando les digo que si hay un incidente con este domicilio que no haya sido correctamente registrado estamos en riesgo de perder nuestro paquete. Un aspecto a tener en cuenta muy importante es tener presente el dia y horario aproximado de entrega el cual es variable dependiendo de varios factores:

  1. Principalmente carga de trabajo de la paquetería
  2. Frecuencia con la que hace entregas la paquetería en un código postal en especifico
  3. Incidencias de tráfico como caminos bloqueados, rutas cerradas.
  4. Paquetes extraviados o enviados por error a otro destino
  5. Robo parcial o total de la unidad que transporta los paquetes.
  6. Domicilio de destino no localizado
  7. Destinatario ausente en el primer intento de entrega
  8. Auditorias internas de la paquetería en las rutas o almacenes de transbordo.
  9. Domicilios fuera de las principales áreas urbanas.
  10. Temporada alta (como buen fin, navidad, etc.)

Lo anterior es fundamental para entender porque un paquete no siempre puede llegar al día siguiente de nuestra compra y porque no se puede garantizar una entrega día siguiente. Y si ya tienes experiencia con entregas mismo día o día siguiente en estos 20 años he aprendido que ninguna (y me refiero a cualquier caso) entrega esta completamente garantizada porque se pueden presentar situaciones inesperadas que retrasen la entrega del producto.

Ahora que tocamos el tiempo de entrega cada paquetería (FedEx, DHL, Estafeta, UPS, Paquete express, entre otras) manejan básicamente 3 tipos de entrega (en zonas urbanas céntricas):

  • Entrega día siguiente
  • Entrega 2 días hábiles
  • Entrega 3 o más días

Los nombres de cada uno de los servicios anteriores pueden cambiar y variar (por ejemplo hay paqueterías con entrega garantizada antes de las 11am al dia siguiente de ser documentado el producto) y les pueden llamar entrega express, entrega dia siguiente, entrega ordinaria, envío nacional económico, etc. El tiempo de entrega juega un papel muy importante en el costo final del envío porque no es lo mismo mover una bocina de 30Kg para ser entregada al dia siguiente que la misma bocina de 30 Kg a entregarse a varios días después (y este cambio se da principalmente por la forma de transporte, si las distancias son cortas las paqueterías dan prioridad por tierra a los envíos dia siguiente y si el destino no es cercano pueden incluso utilizar aviones de carga para cumplir con el tiempo de entrega).

Es muy importante a tener en cuenta que hay destinos que no tienen cobertura express por motivos geográficos, rutas de transporte y otros aspectos que hacen que los desplazamientos por carretera tomen más tiempo. Es por este motivo que en el mismo cotizador las paqueterías indican los posibles tipos de envío y una zona remota definitivamente no contará con envío día siguiente, incluso puede llegar a tener como tiempo de entrega 7 días hábiles (o más) dependiendo el caso. Por este motivo es muy importante cotizar antes de concretar la compra el envío que más convenga dependiendo las necesidades en ese momento (por ejemplo un juego de conectores no cambiaría su costo significativamente si se envía con entrega dia siguiente o con envío ordinario. Pero una tornamesa que requiere manejo especial y sus dimensiones y peso son considerables conviene más documentarla como envío dia siguiente con manejo especial porque si lo hacemos ordinario el paquete puede convivir con otros de mayores dimensiones y peso ocasionando al final tener una caja posiblemente maltratada y en el peor de los casos un producto dañado por viajar con otros envíos de mayor dimensión y peso).

La aventura apenas comienza, si bien las paqueterías en apariencia son todas iguales y podemos tener la idea que todas dan un buen servicio, lo anterior es una percepción errónea. Durante estos años me ha tocado ver como un servicio puede ser impecable por poco o mucho tiempo y tener incidentes inesperados, paquetes no entregados, productos dañados (por manejo inadecuado, caídas, estibamiento de cajas, entre otros motivos) y junto con el caso anterior paquetes extraviados. Cuando el envío fluye de forma esperada todo esta bien y se tiene una falsa confianza que es seguro trasladar mercancías por paqueterías (y si en una gran mayoría de casos puede ser así) pero nunca se esta exento de incidentes en los traslados. Por este motivo lo primero que hacemos es preguntar si la paquetería que regularmente utilizamos tiene un buen servicio en el domicilio a recibir (increíble pero cierto es que un repartidor conflictivo puede ser el causante de un mal servicio en una zona, entre muchas otras opciones como falta de vehículos, vehículos descompuestos o en mal estado, y la lista sigue). En caso de no contar con esta información no hay otra opción más que probar con la paquetería que menos incidencias negativas hemos presentado en semanas y esperar a que todo el proceso de traslado fluya de forma correcta.

Es una buena práctica que al momento de capturar la información de envío (donde deseas recibir el paquete) contemples los siguientes puntos:

  1. Que sí o sí haya alguien en el domicilio durante los próximos 5 días hábiles (si no se puede asegurar la fecha de entrega) en horario abierto de 10am 9pm
  2. Proporcionar nombre completo de la persona autorizada a recibir el envío (mayor de edad con identificación vigente), si es el caso nombre de la empresa a la que se dirige el envío, Calle con número exterior e interior, Colonia, Estado, Municipio y Código Postal. Es muy importante anexar un celular de contacto en el que estemos 100% al pendiente y cuando menos 2 referencias del domcilio a recibir como lo es el cruce de calles y una referencia física externa del domicilio. Con toda esta información el repartidor tiene los datos suficientes para localizar el lugar a realizar la entrega.
  3. Por diversos motivos no es posible estipular un horario de entrega, si este fuera el caso tenemos que esperar a que se haga un primer intento de entrega (algunas veces dejan un aviso de visita, muchas veces no dejan evidencia de que pasaron a realizar la entrega) por lo que tenemos que estar atentos al rastreo del envío y en caso de aplicar levantar lo más pronto posible una aclaración para indicar por esta vía de contacto con la paquetería el horario de entrega (todo este procedimiento lo tiene que realizar el comprador en caso de no concretarse el primer intento de entrega).
  4. Al momento de recibir el paquete inspeccionarlo rápidamente que la caja no se vea abierta o manipulada, perforada o golpeada. De ser este el caso lo más seguro es que fue dañada por la empresa de transporte. Siendo este el caso es necesario tomar fotografías como evidencia, si esta el repartidor en el momento mucho mejor para que sea testigo y levantar un reporte telefónico a la empresa de transporte para sentar el precedente y hacer las aclaraciones correspondientes, una vez levantado el reporte es importante hacerlo saber al remitente sobre este hecho. Si la caja llega aparentemente bien, lo primero que se debe hacer es abrirla y verificar que el producto en el interior este en perfecto estado (esto puede pasar cuando el repartidor se va y nos entrega una caja abierta o que posiblemente fue dañada en su interior), los productos electrónicos son muy frágiles y pueden desajustarse por descuidos en su traslado y manipulación por eso es importante en todo momento revisarlos. Un error frecuente si no nos encontramos en el domicilio es encomendar la recepción a un conocido y a las horas o días pasar nosotros a abrirlo o revisarlo. Este tipo de incidentes requieren por lo regular reportarlos antes de las próximas 24 horas de haberse concretado la entrega del paquete. Ahora bien, todos los envíos están protegidos por un monto máximo de alrededor $1,800 pesos mexicanos, si el producto dañado, extraviado supera este valor y no se ASEGURO el envío, haciendo este tipo de reportes y presentando pruebas fotograficas o en video éste será el monto máximo a devolver.

Siempre que sea posible recomendamos asegurar los envíos, sobre todo si son productos de alto valor. Ya que como vimos anteriormente si se presenta un incidente de transporte solo se cubrirá una cantidad fija. El precio del seguro es del valor total del producto el 1.25% más iva, así que si tus bocinas de estudio nuevas tienen un precio de $ 16,000 y no te quieres arriesgar a tener una mala experiencia de compra por $ 232 adicionales al costo del envío puedes tener mayor tranquilidad. Me puedes decir y con este seguro ya puedo estar completamente tranquilo, mi respuesta es NO. Y aquí quiero dejar en claro que todo envío lleva riesgo no calculado. Puede ser que al momento de presentar pruebas la empresa de transporte dictamine que no amerita el pago total del equipo y solo aplique una parcialidad (no es frecuente, pero puede pasar). Sin embargo más vale prevenir que lamentar. Ahora bien si de forma frecuente recibes por la misma paquetería envíos y no has tenido malas experiencias es común confiar y solicitar envíos sin agregar el seguro de viaje.

Me gustaría comentarte como dato, frecuentemente utilizamos la palabra “Documentar”. Lo llamamos al proceso que hacemos de entregar el paquete a la empresa de transporte, hay empresas que al momento de recibirlo lo capturan en sistema y podemos comenzar a dar seguimiento (este seguimiento se llama “Rastreo” y se puede hacer por vía telefónica o por la página WEB de la empresa de transporte).

Cuando recibimos un pedido, lo primero que hacemos es revisar en donde esta físicamente el producto y nos encargamos de empaquetarlo de forma que se proteja tanto el producto como la caja externa. Posteriormente ya establecida la Paquetería (o empresa de transporte) procedemos a capturar nuestros datos de envío (remitente) y los datos que nos proporcionaste (destinatario) obteniendo al final de este proceso una GUIA DE ENVIO. Esta guía de envío es la que se pega en el exterior de la caja que sirve para identificarla (si se extravía, se mancha, se hace ilegible, se tapa, etc. estamos perdiendo la posibilidad de localizar nuestro paquete de forma oportuna). Damos prioridad a la correcta colocación visible de esta guía de envío y a que sea perfectamente legible. En esta guía nos interesa principalmente un dato que se llama “CODIGO DE RASTREO” o algunas veces se sustituye por “EL NUMERO DE GUIA” este dato pueden ser varios números o números con letras, en la imágen anterior podemos observar el código de rastreo por la flecha que indica su posición (las guías y los códigos de rastreo cambian en formato y posición dependiendo la empresa de transporte).

Una vez que tenemos elaborada nuestra guía de envío te proporcionamos el código de rastreo, cada paquetería maneja una sección especial para dar seguimiento a un envío y para esto ocupamos capturar el código de rastreo (este código es único y siempre diferente por cada envío).

El “rastrear” un paquete es lo primero que debemos hacer una vez recibido el código de rastreo (si te es complicado hacerlo o es la primer vez que lo haces con todo gusto te apoyamos). Es aquí en donde podemos ver datos específicos e importantes del envío como lo es si ya fue documentado, la fecha probable de entrega y el historial del envío (de este historial tenemos que estar pendientes porque si hay un problema con la entrega aquí será registrado el tipo de problema el cual le tenemos que dar solución lo antes posible). También puede incluir las dimensiones del paquete y el tipo de entrega. La función más util que yo le veo es que hay una sección en donde puedes establecer alertas, es decir capturas tu email o número de teléfono y te va notificando por este medio algunos datos especificos como si tu paquete esta en camino, cuando puede llegar, si tuvo un incidente, si esta en proceso de entrega y si fue entregado correctamente. Todo lo anterior de forma automática y sin la necesidad de tener que estar rastreando el envío cada cierto tiempo. Si no activas las alertas te recomiendo hacer rastreo al menos 2 veces por día.

En resumen gran parte de la explicación que te he presentado se puede simplificar, resumir y facilitar con el evío gratis!, de no ser el caso te recomendamos el envío más adecuado dependiendo tu compra.

Agradezco que hayas llegado hasta este punto y si tienes alguna duda o comentario no dudes en hacerla llegar por este u otros medios de contacto, con gusto te responderemos. Te deseamos Felices compras y te enviamos un Saludo afectuoso!.

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